Hoe plan je een succesvolle eindejaarsvergadering?
Door Deskbookers op 22 Augustus 2018
De herfst staat voor de deur en één blik op je agenda en je ziet dat er nog maar een paar maanden te gaan zijn in 2018. Waar is de tijd gebleven en waarom gaat het altijd zo snel?
Bij Deskbookers voelen we met je mee. Echter is er geen betere manier om het jaar af te sluiten met een productieve eindejaarsvergadering. Met een paar fijne kneepjes die je van ons krijgt kun je een succesvolle eindejaarsvergadering houden.
Waarom?
Maak duidelijk waarom je deze vergadering wilt houden. Zo help je je collega’s te begrijpen wat het doel is en waarom deze vergadering belangrijk is. Als ze weten waarom het belangrijk is, dan zullen ze beter hun tijd en energie gebruiken om de vergadering succesvol te maken.
Motiveer!
Wat is de beste manier om een eindejaarsvergadering te openen? Probeer om vanaf aanvang een positieve sfeer te brengen, zelfs als het misschien niet zo’n goed jaar was. Er zijn altijd een paar positieve punten te benoemen die je kunt delen met elkaar.
Begin de vergadering met een grap! Mits dat kan natuurlijk. Een grapje en/of verhalen zijn het meest memorabel en zorgen ervoor dat mensen betrokken raken. Het kan de stijfheid van een vergaderomgeving versoepelen zodat er een betere samenwerking tussen de deelnemers ontstaat.
Het gaat om het team
Probeer dus altijd in je achterhoofd te houden dat een eindejaarsvergadering alleen werkt wanneer het hele team erbij betrokken wordt. Uiteraard moet je voordat de vergadering is begonnen een agenda hebben, hier kan het hele team al bij betrokken worden door ze om hun bijdrage te vragen.
Dit kun je doen door je team te vragen om voor henzelf positieve en negatieve punten over de prestatie van het bedrijf op te sommen of om eventuele vragen en of ze vragen die ze zelf hebben op papier te zetten.
Nadat je de feedback hebt ontvangen van je collega’s kun je deze informatie verwerken tot een agenda waar iedereen iets aan bijgedragen heeft. Wat ook kan is om ieder teamlid een taak of onderwerp toe te schrijven zodat ze zich wel betrokken moeten voelen.
Maximale betrokkenheid krijgen
Location, location, location! Oftewel de locatie. Om maximale betrokkenheid van het team te krijgen is een inspirerende locatie zeker geen overbodige luxe. Deskbookers heeft veel ruimtes tot je beschikking waar je geïnspireerd en creatief door wordt. Een eindejaarsvergadering is niet effectief als er alleen een formele agenda is. Er moet ook een informele agenda zijn. Plan dus een activiteit in die je als team samen kunt doen. Vraag ook hier het team voor input, zodat iedereen het leuk vindt en graag meedoet. Het kan ook dat je tijdens de vergadering iets ludieks doet, waardoor het ijs gebroken blijft. Het belangrijkste is dat het team plezier heeft en samen tot een goede vergadering komen.
Discussie op gang brengen
Elk eindejaarsvergadering heeft een terugblik over hoe het afgelopen is gegaan. Het is belangrijk om de successen die behaald zijn te vieren! Echter moet er ook worden gewezen op wat er beter had gekund. Wees eerlijk en authentiek bij je team. Er zijn verschillende manieren waarop je deze punten kunt brengen. Je kunt beginnen met het slechte nieuws en het goede nieuws later bespreken (recency effect) of je begin met het goede nieuws en zegt later het slecht nieuws (primary effect). Wat je ook kunt doen is het goede en slecht nieuws afwisselen. De ideale methode hang af van hoe je team samenwerkt en hoe je de juiste gedachtegang voor een open en eerlijke discussie op gang kan brengen.
Bespreek resultaten
Elk teamlid zou mee moeten doen in de discussie. Je team zou de volgende vragen moeten kunnen beantwoorden: “Welke resultaten hebben we behaald?”, “Waar hebben we de plank misgeslagen en waarom?”. Als er punten zijn die niet gelukt zijn, zou elk teamlid moeten nadenken over een plan om die punten te verbeteren en deze presenteren in de vergadering.
Deze punten in de groep bespreken geeft de teamleden de gelegenheid om zowel feedback te ontvangen als te geven van/aan hun collega’s en daarvan ook kunnen leren.
Een sterk einde
Aan het einde van de vergadering moet er een afsluitende rede worden gehouden. Dit gaat over wat er besproken is tijdens de vergadering, maar ook wat er in de toekomst staat te gebeuren. Denk hierbij aan de volgende vragen:
-Wat zijn onze strategische plannen voor volgend jaar?
-Waarop willen we ons het meest focussen?
-Hoe gaan we dat bereiken?
Het doel is om een plan in elkaar te zetten. De teamleden moeten voelen dat ze een onderdeel zijn van de bedrijfsvoering. Na de vergadering moet elk teamlid weten wat het plan voor het komende jaar is en hoe ze die plannen ten uitvoer kunnen brengen.
Gebruik deze slimmigheden om een goede eindejaarsvergadering voor elkaar te krijgen!
Als je op dit moment op zoek bent naar een inspirerende vergaderruimte dat jouw team de nodige energie geeft om het afgelopen jaar te evalueren en het nieuwe jaar goed te starten; neem een kijkje in ons aanbod unieke vergaderruimtes op Deskbooker.com.