Zo organiseer jij de perfecte board meeting

Wanneer jij werkzaam bent als personal assistent, secretaresse of office manager bij een internationaal opererende organisatie dan komt deze taak vroeg of laat op jouw bordje: het organiseren van de eerstvolgende board meeting/bestuursvergadering. Niet alleen is de directie van jouw eigen vestiging hierbij aanwezig maar ook de CEO uit Londen of misschien zelfs New York. De kans om te laten zien uit welk hout jij bent gesneden en dat de meeting tot in de puntjes verzorgd zal zijn.

Wij geven je graag wat tips zodat je niets over het hoofd ziet:

De locatie

Met de keuze van de locatie kan jij het verschil al maken! Zorg ervoor dat je een high-end locatie boekt die sowieso centraal gelegen is, of zó speciaal en uniek dat het de reistijd dubbel en dwars waard is. De ruimte dient van alle gemakken voorzien te zijn en het personeel dient gewend te zijn met het omgaan met C-level.

Tip: Via Deskbookers kun je locaties filteren op high-end, zodoende weet je 100% zeker dat de locatie luxueus genoeg is en klasse uitstraalt.

Tip: een locatie in hartje Amsterdam is natuurlijk fantastisch en kan voor veel evenementen geschikt zijn. Let wel extra op parkeermogelijkheden en of de taxi’s makkelijk de gasten voor de deur af kunnen zetten. En denk je aan de spits?

Hotels

Aangezien je bij een internationale organisatie werkt komt het voor dat bepaalde deelnemers lang moeten vliegen. Bemoei je dan ook met de vluchtschema’s zodat je zeker weet dat niet iemand na een reis van 12 vlieguren direct door moet naar de meeting. Je zorgt ervoor dat voor elke deelnemer die eerder komt, of langer blijft, er een passend verblijf is geregeld.

Diner

Het komt vaak voor dat de deelnemers van een board meeting de dag afsluiten met een gezamenlijk diner. Vraag daarom bij de PA van elke deelnemer naar de dieetwensen. Dit geef je dan alvast door aan het restaurant die je natuurlijk tijdig hebt geserveerd. De betaling vindt achteraf plaats op naam van het bedrijf. Niemand hoeft zich daarom druk te maken om de rekening. De taxi’s staan natuurlijk klaar om de deelnemers thuis te brengen.

Blok de agenda’s

Nadat de datum van de meeting bekend is blok je de dagen gelijk in de agenda’s van de deelnemers. Geef ook aan de PA’s door dat ze rekening dienen te houden met meetings plannen rondom het evenement, in verband met reistijd. Wanneer het hotel, de locatie, routebeschrijving en de agenda bekend zijn update je de agenda-item zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.

Dieetwensen

Zorg dat je de dieetwensen voor het diner ook meeneemt in de keuze van de lunch.

Ontvangst

Zorg ervoor dat alle deelnemers van het evenement weten hoe laat ze klaar dienen te staan bij het hotel of op het vliegveld. Je kunt vragen of collega’s voorafgaand aan de werkdag de deelnemers naar de locatie brengen (voor hen een goed moment om te netwerken) of zorg dat er taxi’s gereed staan.

Tip: Wanneer je niet zelf aanwezig bent voor de ontvangst stuur dan voorafgaand aan het evenement foto’s en namen van de deelnemers aan de receptioniste of plaatselijke gastvrouw of heer. Zodoende zorg je ervoor dat alle deelnemers direct bij aankomst al worden verrast en dat zij niet ‘zoekende’ zijn naar waar ze heen moeten.

Laat controleren of de temperatuur in de ruimte aangenaam is voordat de deelnemers naar binnen gaan én dat alle apparatuur aanstaat en getest is zodat de meeting direct kan beginnen. Bij aanvang van de meeting is het daarnaast prettig dat er koffie en thee klaar staat en wellicht wat fruit.

Leg voor iedere deelnemers een schrijfblok en pen neer met hierop natuurlijk het logo van jouw organisatie. Heb je bepaalde branded goodies die ze niet hebben in andere landen? Zet deze dan ook klaar.

Wifi codes en andere handige weetjes

Vraag aan de locatie of zij bordjes op tafel zetten met hierop de Wifi codes. Zet daarnaast ook het nummer van een vertrouwd taxibedrijf hierop, jouw eigen mobiele nummer en het nummer van de receptie. Zodoende is aan alles gedacht en mocht er iets voorvallen dan weten de deelnemers met wie ze contact moeten opnemen.

Back-up laders

Het is erg vervelend wanneer een deelnemer zijn of haar lader is vergeten. Maar natuurlijk heb jij aan alles gedacht! Zorg voor back-up laders voor telefoons en laptops. Dit zal erg gewaardeerd worden.

Goodiebag

Het is niet heel aannemelijk dat de board-leden slechts voor één meeting op en neer vliegen. Vaak maken ze er een meerdaags bezoek van. Stel daarom een goodie bag samen die je na het diner kan overhandigen. Doe hierin bijvoorbeeld flyers van bepaalde restaurants die je aanraadt of tickets voor een theatervoorstelling.

Wanneer je bovenstaande adviezen opvolgt dan kan het haast niet anders dan dat de boardmeeting een groot succes wordt.

Wil jij weten welke ruimtes andere personen selecteerden voor hun boardmeeting? Lees dan de blog: Hier organiseer jij jouw volgende boardmeeting: 7 opties