De jaarplanning: Voorbereid het nieuwe jaar in
Door Deskbookers op 16 November 2016
De tijd vliegt, 2016 is alweer bijna voorbij! Het is een herkenbaar gevoel, denken dat je nog zeeën van tijd hebt, maar opeens is daar december. Dat geldt vooral als je vooraf geen overzicht hebt gemaakt en je aan het einde van het jaar realiseert dat er nog veel werk is blijven liggen. Jammer!
Om precies deze reden kan het maken van een vaste jaarplanning zeer nuttig zijn. Zijn er bijvoorbeeld evenementen, terugkerende activiteiten, procesveranderingen of grote gebeurtenissen waar je rekening mee moet houden? Dan kun je daar in je jaarplanning omheen bouwen met jouw eigen projecten en taken.
Maar hoe maak je nu een haalbare jaarplanning en wat noteer je hier verder in? En hoe voorkom je de meest voorkomende valkuilen? Wij geven je een aantal tips, zodat je goed voorbereid en stressvrij aan het nieuwe jaar kunt beginnen!
Veel voorkomende valkuilen bij het maken van een jaarplanning
1. Onrealistische inschattingen
Waar vaak tegenaan wordt gelopen zijn projecten die meer tijd nodig hadden dan van tevoren verwacht, minder tijd over hebben dan gedacht en toezeggingen doen in de trant van ‘dat kan er ook nog wel even snel bij’.Tip: Begin met het inzichtelijk maken van je eigen tijd en of wat je wilt doen haalbaar en realistisch is. Daarnaast zul je kritisch moeten beoordelen of jouw kerntaken nog hetzelfde zijn als het jaar ervoor en of je hier toen voldoende tijd voor had.
2. Betrokkenen informeren
Er wordt vaak onvoldoende nagedacht over wie er allemaal betrokken is en moet zijn bij een bepaald project of evenement, wie welke taken zal moeten uitvoeren en of degenen hier tijd voor hebben.
Tip: Het opstellen van een jaarplanning wordt vaak niet als team gedaan, maar individueel of iedereen maakt een persoonlijk plan. Breng een discussie op gang waar iedereen input kan leveren. De jaarplanning wordt zo veel realistischer en betrokkenen zijn meer geïnteresseerd en committed aan een specifiek project. Probeer daarnaast te definiëren van wie je afhankelijk bent, en of jullie agenda’s op elkaar zijn afgestemd en hoe je deze afgestemd krijgt.
De agenda's op elkaar afstemmen is een van de belangrijkste aspecten van het maken van een jaarplanning.
3. Te weinig tijd inplannen voor ongeplande/onverwachte projecten
Vaak wordt een planning zo strak ingedeeld dat er geen tijd meer is voor urgente en onverwachte projecten die ad hoc kunnen komen aanwaaien.
Tip: Plan vrije ruimte in je planning, waardoor je makkelijk nog punten kunt bijstellen en verplaatsten als het nodig is.
Met de bovenstaande pijnpunten kan een jaarplanning zeer demotiverend zijn als projecten en taken niet goed zijn ingeschat. In de praktijk blijkt het dat iedereen ontzettend veel en vooral iets anders wilt. Beloftes worden gemaakt, zonder te checken of dit wel haalbaar is. Daarnaast wordt het maken van een jaarplanning soms als weinig inspirerend ervaren. Dit hoeft niet zo te zijn, als je je goed voorbereid, kan een jaarplanning je helpen om jouw doelen te behalen!
Een jaarplanning maken: De basis
1. Belangrijke data
De basis van je jaarplanning omvatten de meest voorkomende evenementen zoals verjaardagen en andere belangrijke data, congressen, zakenreizen, vakanties en vrije ruimte (dit behoedt je van het vol plannen van je agenda).
2. Jaardoelen
Kijk naar de jaardoelen van het bedrijf en welke specifiek voor jou relevant zijn. Bekijk ook de doelen en planning van anderen waar jij wordt verwacht een aandeel in te leveren en hoeveel tijd deze werkzaamheden kosten.
3. Vergaderdata en terugkerende evenementen
Als er binnen het bedrijf vaste data zijn waarop er wordt vergaderd, zoals bijvoorbeeld een werkoverleg, kwartaaloverleg of zelfs een jaarlijkse board meeting, kun je deze ook meteen inplannen en vastleggen. Ook als deze data nog niet precies vaststaan kun je dit alvast in de agenda zetten. Je kunt deze makkelijk verplaatsen als de vergadering nadert.
Nu te boeken voor 2017: De inspirerende en stijlvolle vergaderruimtes van HNK Den Haag.
4. Deadlines
Als er al deadlines bekend zijn van projecten waar jij een aandeel in hebt, noteer deze in de planning.
5. Niet storen
Een laatste tip voor het maken van een jaarplanning: Plan tijd in waarop je ongestoord kunt werken aan administratie of andere taken. Doe dit bijvoorbeeld op een vaste ochtend per week, op een externe locatie of thuis, zodat je niet afgeleid wordt en niks voor je uit schuift.
Meer tips voor het opstellen van een jaarplanning
De rol van de manager/teamleider
De rol van een teamleider of manager kan van essentieel belang zijn. De manager heeft hierbij de taak om iedereen de urgentie van het maken van een planning te laten inzien en iedereen te inspireren om een bijdrage te leveren. Door het jaarplan regelmatig terug te laten komen als onderwerp tijdens werkoverleggen, zal dit meer bewustzijn opleveren.
Werk samen
Bij een jaarplanning is het belangrijk om samen te blijven werken. Naast het regelmatig checken van jouw eigen planning zul je dit ook die van je leidinggevende of collega moeten checken. Ga regelmatig samen door jullie agenda’s en controleer het allemaal nog gelijk loopt.
Focus op jouw eigen doelen
Een nieuw jaar is ook een nieuw begin voor jezelf. Wat vond je wel en niet goed gaan het afgelopen jaar? Waar zou je bijvoorbeeld meer tijd aan willen besteden en waar minder? Zet voor jezelf op een rij wat nou echt belangrijk voor je is. Dit geeft meer richting aan je planning en is beter voor je uiteindelijke productiviteit.
Regelmatig bijsturen
Kijk wekelijks naar je jaarplanning en staar je niet blind. Stel bij waar nodig. Kijk vooruit, dan zul je niet onverwachts tijd tekort komen en hou jij je motivatie en focus het hele jaar vast.
Succes!
Wist je dat je bij Deskbookers alvast vergaderruimtes kunt boeken voor 2017? Zo heb je gegarandeerd de laagste prijs en de meest stijlvolle en inspirerende ruimtes door heel Nederland! Mocht er iets niet doorgaan, kun je tot 24 uur van tevoren annuleren. Zo simpel is het.
Deskbookers helpt dagelijks planners, management ondersteuners en flexwerkers efficiënter te werken en het meeste uit hun dag te halen. Wij posten elke week nieuws, artikelen en tips. Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang nieuwe updates direct in je mailbox!