Intern VS. extern vergaderen
Door Deskbookers op 19 September 2016
Tegenwoordig is het mogelijk om op allerlei manieren te vergaderen. Naast face-to-face, kan er bijvoorbeeld ook via Skype of telefonisch vergaderd worden. Maar ook fysiek vergaderen kan op diverse wijzen. Waarom zou je kiezen voor een externe vergaderlocatie als je binnen het bedrijf genoeg vergaderruimtes tot je beschikking hebt?
Intern vergaderen
Vergaderen binnen de organisatie is vaak standaard als er eigen ruimtes beschikbaar zijn. Er zijn een aantal voordelen aan intern vergaderen: Je hebt alle faciliteiten tot je beschikking, de organisatie van de vergadering kost minder tijd en uiteraard is het een stuk goedkoper. Ook kunnen de deelnemers na de vergadering meteen weer aan het werk en efficiënt bezig zijn doordat er geen reistijden en invloeden van buitenaf aanwezig zijn.
“Er is een ontzettend lage drempel om door collega’s gestoord te worden.”
Echter zijn er ook nadelen aan intern vergaderen. Denk bijvoorbeeld aan de lage drempel om gestoord te worden door een collega met een urgente vraag. Of er is sprake van een probleem op de afdeling, vaak wordt dit dan toch ‘even snel’ weer opgepakt. Dit kan ontzettend storen als er over een belangrijk onderwerp moet worden nagedacht.
Extern vergaderen
Vergaderen wordt al een van de meest saaie taken binnen organisaties en bedrijven beschouwd. Is dat niet al een reden is om eens lekker buiten de deur te vergaderen op een unieke locatie?
Tip: De externe vergaderlocatie, De Bary in Amsterdam, heeft prachtige stijlvolle ruimtes voor een unieke ervaring.
Er zijn natuurlijk ook nadelen aan extern vergaderen. Maar de voordelen wegen ruimschoots op tegen de nadelen. Vergaderen op een externe locatie hoeft namelijk helemaal niet veel te kosten. Het budget investeer je tevens in een leuke middag, waarbij de deelnemers het gevoel krijgen dat ze worden gewaardeerd. De service, lekkere koffie of thee, een biologische lunch, en een mooie omgeving zijn allemaal dingen die zeer op prijs worden gesteld tijdens een zware en lange brainstormsessie.
Tevens zul je niet meer kunnen worden gestoord tijdens de meeting, en zal de bijeenkomst als urgenter worden gezien. Hierdoor zijn deelnemers meer bereid om hen eigen tijd en voorbereiding erin te steken. Dit, in combinatie met een unieke en inspirerende locatie, zorgt voor een meer productieve en creatieve besteding van tijd en de vergadering wordt daarnaast beter herinnerd door de aanwezigen en dat is uiteindelijk wat je wilt bereiken!
Tip: De inspirerende vergaderlocatie Hub88 in Breda heeft fijne vergaderruimtes en comfortabele plekken om even bij te komen.
De keuze is aan jou!
Uiteraard zal niet altijd extern worden vergaderd als er beschikking is over eigen ruimtes, maar een verandering op zijn tijd kan veel voordelen hebben. Maak een keuze die bij de doelstellingen van de vergadering past. Je zult verbaasd zijn over de uitkomsten en inzet! De deelnemers zullen je later bedanken.
Waar gaat jouw voorkeur naar uit? Laat het ons weten!
Deskbookers helpt dagelijks honderden planners, personal assistants, secretaresses, officemanagers en managementassistenten efficiënter te werken en het meeste uit hun dag te halen. Wij posten wekelijks nieuws, artikelen en tips over het management support vak. Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang nieuwe updates in je mailbox!
Hulp nodig bij het vinden van een geschikte werk- of vergaderruimte? Bel ons op 088 - 1650 400 of stuur ons een e-mail via info@deskbookers.com!