Op het laatste moment moet je jouw event annuleren. Wat nu?

Weken, of misschien zelfs maandenlang ben jij bezig geweest met de organisatie van die ene belangrijke boardmeeting, klantendag of heisessie. Zoals iedereen van jou gewend is, is alles tot in de puntjes georganiseerd. Een dag van te voren gaat de telefoon… Alles moet per direct geannuleerd worden. Wat nu!? Je hebt geen tijd te verliezen en moet direct actie ondernemen. Wij helpen je graag op weg met dit stappenplan:

1. Formuleer en onderbouw de reden van annulering

Dit bericht dient zowel intern als extern verspreid te worden zodat er vanuit de organisatie een eenduidige boodschap wordt gecommuniceerd en er geen onnodige vragen ontstaan.

2. Breng jouw collega’s op de hoogte

Voordat je de genodigden e.d. op de hoogte brengt communiceer je eerst intern. Zodat jouw collega’s weten wat er speelt. Mochten er klanten bellen dan weet iedereen wat er aan de hand is. Daarnaast verwerk je een korte instructie in jouw mail of toespraak zodat alle collega’s goed voorbereid zijn.

3. Locatie en catering afzeggen

Dit is een lastige. De meeting of het evenement staat natuurlijk al weken op de agenda van de locatie en ze hebben alle inkopen voor het diner al gedaan. Maar je hebt te maken met overmacht, hopelijk heeft de locatie hier begrip voor. Pak nadat je intern alles hebt gecommuniceerd dan ook gelijk de telefoon en bel de locatie.

Wij hopen dat je met een leverancier te maken hebt die, voor jou, gunstige annuleringsvoorwaarden hanteert. Anders kan jouw werkgever voor een onaangename financiële verrassing komen te staan. Indien dit het geval is dan adviseren wij jou om de volgende keer dat je een ruimte reserveert hier extra alert op te zijn. Deskbookers hanteert bijvoorbeeld een 24-uurs annuleringsbeleid. Annuleren is gratis, zelfs tot 24 uur van te voren nog. Dat komt in zulke gevallen zeer goed uit.

4. Komt er een vervolg?

Gaat het evenement of de meeting binnenkort alsnog plaatsvinden? Probeer dit intern met de nodige betrokkenen snel af te stemmen. Deze informatie is namelijk zeer belangrijk om paraat te hebben voor het gesprek dat je moet voeren met de locatie, catering en de sprekers. Een annulering doorgeven is nooit leuk maar het gesprek wordt al makkelijker wanneer je toe kan zeggen dat het op een andere moment wel doorgaat.

5. Sprekers afzeggen

Indien jouw sprekers niet afkomstig zijn uit jouw organisatie vergeet dan niet de sprekers af te zeggen. Doe dit telefonisch, dan weet je zeker dat de boodschap op tijd overkomt. Krijg je de spreker niet aan de lijn spreek dan sowieso een voicemailbericht in en probeer het de volgende dag weer.

6. Mail naar genodigden

Nu je intern alles hebt geregeld, alle betrokkenen hebt geïnformeerd en de boekingen bij de leveranciers hebt geannuleerd dien je natuurlijk direct de genodigden op de hoogte te brengen. Begin met het maken van excuses vanuit de organisatie en vermeld de reden van annulering. Vermeld volgens de vervolgplanning.

Heb je nog geen exacte datum dan is dat niet erg. Het belangrijkste is dat de genodigden morgen niet voor een dichte deur staan.

Tip: Stuur de mail met behulp van een mailprogramma waarbij je kunt zien wie de mail heeft geopend en wie niet. Zodoende weet je exact wie er wel en niet op de hoogte is en wie je de volgende dag nog persoonlijk moet benaderen.

7. Bel voor de zekerheid!

Het is zo kort dag dat we helaas met alleen mailen niet genoeg zekerheid hebben of dat alle genodigden op tijd zijn geïnformeerd. Wanneer je het advies hebt opgevolgd om te mailen met behulp van een mailprogramma, die tracked wie de mail opent, zie je precies wie je nog moet bellen. Zodoende heb je er alles aan gedaan om te voorkomen dat er iemand voor een dichte deur staat.

8. Plan het vervolg!

Nadat je alles omtrent de annulering hebt geregeld is het tijd om het daadwerkelijke evenement weer te plannen.