Haal meer rendement uit een externe vergadering

Een organisatie kan veel baat hebben bij regelmatig extern vergaderen. De concentratie van deelnemers kan bijvoorbeeld minder snel worden verstoord door collega’s. Bovendien voelen deelnemers zich extra gewaardeerd doordat zij ervaren er in ze wordt geïnvesteerd. Maar wat een externe vergadering echt effectief maakt, zijn alerte en energieke deelnemers. Wil je meer rendement uit je vergadertijd halen? De drie factoren die het succes van een vergadering sterk beïnvloeden zijn:

1. Gezond en voedzaam eten

2. Een passende omgeving

3. Verloop van de dag

Vergader-dieet

Een voedzaam ontbijt zorgt voor een kickstart van de vergaderdag.

Een locatie die pas bij het moment

Voordat er een locatie wordt gezocht, is het belangrijk dat eerst het doel van de vergadering wordt bepaald: is het brainstormsessie, training, presentatie, open overleg of langetermijnplanning? Maak daarna een keuze voor een locatie en stem de planning en invulling hierop af. Een vergadering waar creativiteit en inspiratie de focus heeft, vraagt om een hele andere omgeving dan een strategische presentatie waarbij concentratie zo optimaal mogelijk moet zijn. Andere voorwaarden zijn comfort en bereikbaarheid. Een perfect gekozen locatie zorgt voor versterkte focus en minder afleiding. Jouw doel, als organisator van een vergadering, is om deelnemers het beste uit zichzelf te laten halen. Door bepaalde aspecten in te zetten, oefen jij direct invloed uit op het verloop en het succes van de vergadering. Je kunt hierbij denken aan de locatie, techniek, tafelopstelling, catering en service. Hiermee kun je de juiste toon zetten voor de dag.

Verloop van de dag

Iedereen kent die vergaderingen waarbij elke minuut een halfuur lijkt te duren. Komt er ooit nog een einde aan? Dit soort vergadering missen een goede flow. Er mist een energiek tempo of ritme dat deelnemers door de vergadering leidt. Het kan worden vergeleken met een orkest. De muzikanten leveren allemaal een aandeel, maar de dirigent bepaalt het tempo. Een vergadering werkt hetzelfde. Te lang, te veel van hetzelfde en de vergadering wordt monotoon en de concentratie verminderd, waardoor deelnemers uiteindelijk wegzakken in hun eigen wereld.

Het is daarom belangrijk om patronen te doorbreken, wat verfrissend werkt. Het programma van de vergadering moet zo worden opgesteld dat het energieniveau optimaal blijft. Check de momenten waar er van de deelnemers maximale aandacht wordt verwacht en plan deze in op de meest gunstige tijden. Wees creatief! De netwerkborrel kan bijvoorbeeld ook overdag worden gepland - wel alcoholvrij - wanneer de deelnemers nog geen haast hebben om naar huis te gaan en fris en fruitig zijn. Daarnaast kost een wandeling in de natuur niets en even bewegen en een verandering van omgeving kan wonderen doen. Juist tijdens deze informele momenten kunnen de beste ingevingen ontstaan en worden er vertrouwensbanden opgebouwd.

Een verrassend element is ook belangrijk en geeft scherpte en energie. Dit is precies wat je wilt! Zonder dirigent, geen synergie. Maak daarom het verschil op de volgende externe vergadering. Slim plannen en verrassen houdt deelnemers bij de les!

Vond jij deze tips nuttig? Heb jij nog andere tips die dit artikel kunnen aanvullen? Laat het ons weten!

Deskbookers helpt dagelijks honderden planners, personal assistants, secretaresses, officemanagers en managementassistenten efficiënter te werken en het meeste uit hun dag te halen. Wij posten wekelijks nieuws, artikelen en tips over het management support vak. Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang nieuwe updates in je mailbox!