Vind de ideale vergaderlocatie - Checklist
Door Deskbookers op 12 September 2016
Het is soms lastig om met alle details rekening te houden als je op zoek ben naar de ideale werk- of vergaderlocatie. Daarom helpen wij je een handje! Bestaande uit tips van onze experts & secretaresses en assistenten, onderstaand de ultieme checklist voor het vinden en boeken van de ideale vergaderlocatie!
Lees ook deze tips van mede-secretaresses en assistenten voor het vinden en boeken van externe vergaderruimtes!
Vind de ideale vergaderlocatie - Checklist
✓ Voor iedereen bereikbaar
Zorg dat de locatie voor iedereen bereik is, zowel met de auto als met het openbaar vervoer.
✓ Houdt rekening met invloeden van buitenaf
Een prachtige locatie aan het strand kan fantastisch zijn. Maar op een regenachtige dag is dit magische gevoel toch iets minder aanwezig. Hetzelfde geldt voor een leuke ruimte in het centrum van de stad. Als als er toevallig een evenement plaatsvind, kan het zijn dat deelnemers in de file komen te staan.
✓ Stuur de locatie het draaiboek van de bijeenkomst
Zo voorkom je dat de locatie bepaalde details over het hoofd ziet.
✓ Rustruimtes
Het is fijn als er op locatie extra ruimtes aanwezig zijn waar deelnemers korte pauzes kunnen houden, even kunnen kletsen of zich kort terug kunnen trekken. Een buitenruimte (bijvoorbeeld een tuin) kan een verademing zijn!✓ Technologie
Zijn alle technische benodigdheden zoals een beamer of scherm aanwezig? Ook is het belangrijk dat de ruimte genoeg en goede bereikbare stopcontacten heeft en vergeet een goede WIFI connectie niet.
✓ Comfortabel en flexibel
Heeft de ruimte comfortabele stoelen en kunnen tafels en stoelen makkelijk verplaatst worden, mocht dit nodig zijn?
✓ Als je besluit de locatie vooraf te bezoeken, let dan minimaal op de volgende details:
- Het welkom bij de receptie
- Is niet alleen de ruimte, maar ook de rest van de locatie opgeruimd en schoon
- Hoe is het personeel? Zijn ze vriendelijk, verwelkomend en servicegericht?
- Heeft de ruimte een raam, voor, wanneer nodig, frisse lucht?Hoe is de omgeving? Is er geen kans op lawaai (bijvoorbeeld werkzaamheden)?
- Kan iedereen het scherm zien vanaf elke zitplaats?
Tip: Lichte, comfortabele en goed bereikbare ruimtes zoals bij Meetz! in Rotterdam zijn ideaal voor elke bijeenkomst!
✓ Maak duidelijke prijsafspraken
Check alle voorwaarden en wat wel/niet inbegrepen is in de prijs. Je wilt achteraf geen onverwachtse rekening ontvangen, bijvoorbeeld voor koffie/thee of parkeerkosten.✓ Accommodaties
Mochten er deelnemers uit het buitenland bij de bijeenkomst aanwezig zijn, dan is het noodzakelijk om te bekijken of er hotels in de omliggende omgeving zijn. Misschien kan de locatie hier zelfs bij helpen of hebben zij een kortingspercentage afgesproken met een bepaalde accommodatie.✓ Catering en dieetwensen
Geef dieetwensen vooraf door, zo voorkom je teleurstellingen bij de lunch of het diner. Vraag daarnaast of de locatie de hele dag voor koffie, thee en water kan zorgen.✓ Vraag de locatie flexibel te zijn met catering
Vergaderingen lopen vaak uit. Houdt contact met de receptie zodat het eten niet koud is als je aanschuift
✓ Daglicht
Voldoende daglicht is belangrijk, mocht dit niet in de vergaderruimte zelf aanwezig zijn, check dan of dit wel het geval is in de lunchruimte, bijvoorbeeld.
Tip: Voor een bijzondere bijeenkomst of vergadering, boek Regus Schiphol met uitzicht op de landingsbanen van het vliegveld, bij Deskbookers!
✓ Verrassende elementen of bijzondere locaties
Als je een verrassend element toevoegt of een leuke locatie boekt, kunnen deelnemers de vergadering en details daarvan beter herinneren.
✓ Last but not least: Check, check, dubbelcheck!
Het is ondenkbaar dat het gezelschap komt opdagen en de locatie weet van niets. Alles dubbelchecken dus!
Heb jij nog meer tips en details waar je op let bij het boeken van een werk- of vergaderruimte? Laat het ons weten!
Deskbookers helpt dagelijks honderden planners, personal assistants, secretaresses, officemanagers en managementassistenten efficiënter te werken en het meeste uit hun dag te halen. Wij posten elke week nieuws, artikelen en tips over het management support vak. Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang nieuwe updates in je mailbox!
Ben je vaak op zoek naar externe werk- of vergaderlocaties? Er zijn meer dan 800 functionele, inspirerende en stijlvolle ruimtes beschikbaar via Deskbookers. Of laat ons jouw werk uit handen nemen en bel jouw persoonlijke assistent boeker op 088 - 1650400 of stuur een e-mail naar info@deskbookers.com.