Hoe vind je de ideale vergaderlocatie? Tips van secretaresses en assistenten!
Door Deskbookers op 22 Augustus 2016
Het is niet makkelijk om de perfecte locatie te vinden voor vergaderingen of andere afspraken. Iedere deelnemer wilt iets anders en de opties zijn eindeloos. Elke locatie is aangeduid met ‘topservice’ en ‘wij weten wat u wilt’, maar alleen jijzelf kunt beslissen wat je wel en niet nodig hebt. Deze tips van mede-assistenten en secretaresses kun je volgende keer gebruiken als je weer eens op zoek bent naar de ideale vergaderruimte.
Tip: Vind hier ook de ultieme checklist voor het vinden van de ideale vergaderlocatie!
1. Wees creatief
Tessa Witte, secretaresse, vertelt dat geen enkele vergadering hetzelfde is. De ene keer organiseert ze een bijeenkomst op een exclusieve locatie met een prachtig uitzicht, de andere keer combineert ze een vergadering met een kookcursus. Ze probeert altijd te zorgen voor creatieve elementen. Voor elke meeting moeten in ieder geval de basis aanwezig zijn. “Er moet een garderobe aanwezig zijn en uiteraard moeten technische middelen, zoals een scherm, werken. Dit lijkt misschien simpel, maar er kan altijd iets fout gaan."
2. Denk aan de kleine dingen
Het is zeer irritant als de receptie niet weet hoe ze je moeten helpen of als je lang moet wachten om iets opgelost te krijgen”, vertelt de Witte. De aanvullingen hoeven geen grote dingen te zijn, het gaat om de kleine details, bijvoorbeeld een speciale lunch. “Het hoeft niet veel te kosten, het gaat om het idee. Als een vergadering gecombineerd wordt met een lunch, neem ik altijd contact op met de locatie om iets leuks te bedenken, zoals bijvoorbeeld een authentiek Italiaans kopje koffie.
Tip: Probeer eens De Pier Scheveningen, een bijzondere locatie voor een board meeting of evenement!
> Klik hier voor meer informatie over ruimtes bij De Pier Scheveningen
3. Blijf verrassen
Een verrassende locatie zorgt voor herinneringen. “Ik boek regelmatig ruimtes in een mooie omgeving, zodat de aanwezigen even in de natuur kunnen bijkomen tussendoor”, geeft Inge Aarts, managementassistent, aan. “We zijn wel eens blij verrast toen er fietsen klaarstonden waarmee we een rondje door het duin konden fietsen na de vergadering.” Aarts boekt regelmatig vergaderlocaties voor haar team en het bestuur van haar bedrijf. Ook zij zorgt ervoor dat te basiselementen geregeld zijn, zoals catering.
“Het leuke aan vergaderlocaties boeken is dat elke ruimte weer iets anders biedt, waardoor geen enkele vergadering hetzelfde is.” - Inge Aarts, Managementassistent
Een verrassend element zorgt voor net dat beetje extra. “Het leuke aan vergaderlocaties boeken is dat elke ruimte weer iets anders biedt, waardoor geen enkele vergadering hetzelfde is.” Samen met de locaties probeert ze elke keer iets anders te bedenken. “Ik heb wel eens een vergaderlocatie geboekt op een industrieterrein voor een grote bijeenkomst. Bij de ingang was een rode loper uitgerold en waren er fotografen aanwezig die ‘paparazzi’ foto’s maakten. Dat zorgt al voor een grappig moment en een positief begin van de dag.”
Tip: Lichte, comfortabele en goed bereikbare ruimtes zoals bij Meetz! in Rotterdam zijn ideaal voor elke bijeenkomst!
> Klik hier voor meer informatie over de ruimtes bij Meetz Rotterdam
4. Let op details
Elke vergadering, of het nu voor een groep van 100 man is of een kleine bijeenkomst, vraagt jouw volledige zorg en aandacht. Elke vergadering is anders. Jenny Liefveld, PA, boekt regelmatig locaties voor investeerders en managers. “Voor managers van een groot bedrijf telt elke minuut, dus alles moet zo goed mogelijk geregeld zijn”, verteld Jenny. “Neem persoonlijk contact op zodat alles netjes wordt voorbereid. Het liefst bezoek ik de locaties eerst altijd zelf, maar dit is niet altijd mogelijk, daarom kijk ik veelal naar reviews van eerdere bezoekers. Dit maakt het vinden van een geschikte locatie al een stuk makkelijker, omdat je een overzicht krijgt van wat de locatie is bereid te doen om het haar gasten zo goed mogelijk naar
hun zin te maken.”
5. Comfortabele stoelen
Lianne Huijsbrechts, directiesecretaresse, vindt het vooral belangrijk dat de ruimte comfortabel is. “Vaak duren bijeenkomsten de hele dag”, vertelt ze. “Het is daarom belangrijk dat er comfortabele zitplaatsen zijn.” Daarnaast vindt ze het belangrijk dat er voldoende parkeerplaatsen zijn en de locatie goed bereikbaar is. “In de file staan om naar een vergadering te gaan die de hele dag duurt, is geen goed begin van de dag.” Huijsbrechts is zelf altijd aanwezig bij de vergaderingen.
Een te kleine ruimte waarin teveel mensen zijn gepropt, is een no-go, volgen haar. Daarom besteed ze veel aandacht aan de indeling van een ruimte. Locaties kunnen dit probleem oplossen door goede foto’s te maken en goed te laten zien hoe de ruimte eruit ziet. “Ik wil niet voor negatieve verrassingen komen te staan, dus ik neem altijd nog persoonlijk contact op na het boeken.”
6. Inspirerende locaties
Harriet van Maarden, secretaresse, moet vaak heisessies organiseren. Ze probeert hiervoor zoveel mogelijk buiten het centrum van de stad te zoeken. Omdat aanwezigen elke keer ergens anders bijeen willen komen, is dat soms lastig. “Een geschikte ruimte vinden die niet te rumoerig, te warm of te koud is, maar ook inspirerend, kan lastig zijn”, vertelt van Maarden. “Niet alle mooie locaties, zoals gezellige maar lawaaierige horecagelegenheden of bijvoorbeeld prachtige boerderijen, zijn geschikt.” Van Maarden boekt soms afgelegen locaties, die misschien niet over alle faciliteiten beschikt, maar hier vindt ze vaak wel wat op. “Ik laat de lunch gewoon bezorgen, zo hebben we ook meer keuze.”
Tip: Boek nu ook Regus Schiphol Airport Meeting Centre, met uitzicht op de aankomende en vertrekkende vluchten, bij Deskbookers!
> Klik hier voor meer informatie over de ruimtes bij Regus Schiphol
7. Lees beoordelingen
Omdat het niet altijd mogelijk is om een locatie vooraf te zien, leest van Maarden ook veelal beoordelingen van ander bezoekers. Ook vraagt ze in haar netwerk om tips. “LinkedIn is een goede manier om in contact te komen met collega secretaresses en om aanbevelingen te vragen.” geeft ze aan. Daarnaast is de website waar je boekt een handige bron om ervaringen te lezen. “Door beoordelingen te lezen kun je mogelijk om meer informatie vinden dan aanvankelijk op het profiel van de locatie staat, bijvoorbeeld de kwaliteit van eten en het serviceniveau.”
Tip: Via Deskbookers kun je nu ook beoordelingen lezen en plaatsen. Bekijk ook de best beoordeelde ruimtes door klanten!
Waar let jij op wanneer je zoekt naar een externe werk- of vergaderlocatie? Bekijk hier zelf het complete aanbod op Deskbookers!
Deskbooker helpt dagelijks honderden planners, personal assistants, secretaresses, officemanagers en managementassistenten efficiënter te werken en het meeste uit hun dag te halen. Wij posten elke week nieuws, artikelen en tips over het management support vak. Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang nieuwe updates in je mailbox!
Ben je vaak op zoek naar externe werk- of vergaderlocaties? Er zijn meer dan 800 functionele, inspirerende en stijlvolle ruimtes beschikbaar via Deskbookers. Of laat ons jouw werk uit handen nemen en bel jouw persoonlijke assistent boeker op 088 - 1650400 of stuur een e-mail naar info@deskbookers.com.