Agendabeheer: Tips voor secretaresses en assistenten
Door Deskbookers op 11 Augustus 2016
Er is al veel geschreven over agendabeheer, wat niet verrassend is als je bedenkt dat secretaresses en assistenten ongeveer een derde van hun dag besteden aan het organiseren en plannen van afspraken en vergaderingen. Het jongleren met tijd kan soms erg complex zijn.
Er zijn veel taken gerelateerd aan agendabeheer, bijvoorbeeld ervoor zorgen dat managers op tijd zijn bij afspraken, inhoudelijk begrijpen waar een vergadering over gaat en hierop voorbereiden. En dat is niet waar het eindigt, assistenten zullen ook de tijd buiten afspraken om in moeten vullen. Het volstaat te zeggen dat agendabeheer een ingewikkelde en tijdrovende taak is, maar een noodzakelijke service waarmee assistenten hun managers aanzienlijk helpen. Ook assistenten kunnen wel eens een assistent gebruiken, dus hierbij een aantal praktische tips voor effectief agendabeheer!
Uiteraard doet een secretaresse meer dan het beheren van een agenda. Wij zijn als bedrijf trots op deze duizendpoten! Lees ook onze nieuwe blogpost over de secretaresse anno 2016.
Agendabeheer: De basis
Assistenten zouden elk deel van hun manager’s agenda moeten beheren. In een ideale wereld zou alleen jij de agenda kunnen bewerken en je manager zou zich hier compleet buiten houden. In plaats daarvan zouden zij alle aanvragen voor afspraken naar jou sturen, inclusief verbale afspraken. Zorg ervoor dat je manager van alle veranderingen op de hoogte is, met name de veranderingen en annuleringen die op diezelfde dag plaatsvinden.
Het effectief beheren van een agenda
Iedere secretaresse of assistent beheert een agenda op een andere manier. Ja, er zijn zeker protocollen die over het algemeen worden gevolgd, maar jouw systeem zou moeten afstemmen op de behoeftes van de manager. Communicatie is de sleutel tot het effectief beheren van een agenda!
De eerste stap is om de juiste vragen te stellen. Stel deze essentiële vraag aan je nieuwe manager: “Hoe organiseer jij je kalender en hoe wil jij dat je afspraken worden ingepland?” Als je deze stap hebt gemist en je werkt al een een tijdje voor een manager, is het het zeker waard om deze vraag te stellen in jullie volgende overleg. Overweeg hoe het beheren van zijn of haar agenda momenteel gaat, of er andere werkwijzen zijn die je wilt introduceren of dat zij zelf iets willen aanpassen aan het huidige agendabeheer.
"In een ideale wereld zou alleen jij de agenda kunnen bewerken en je manager zou zich hier compleet buiten houden."
Zodra je complete controle hebt over zijn of haar agenda is het zeer belangrijk dat je begrijpt hoe je het maximale uit je manager’s tijd kunt halen. Om mee te beginnen, kan het interessant zijn om te weten wanneer op de dag je leidinggevende het meest productief is. Is hij of zij een ochtendmens? Of duurt het even voordat zij op gang komen? Wanneer je deze informatie hebt, kun je beter inschatten wanneer een afspraak het beste uitkomt of wanneer je beter wat tijd vrij kunt laten zodat zij e-mails kunnen beantwoorden of rapporten kunnen schrijven.
Effectief agendabeheer - 10 handige tips:
Tip 1: Stel terugkerende afspraken inHet gebruik van terugkerende afspraken is een simpele manier om er zeker van te zijn dat je manager regelmatig overlegt met belangrijke personen, zoals het bestuur, klanten en natuurlijk hun assistent of secretaresse. Terugkerende afspraken moeten wel nauwkeurig bijgehouden worden en maximaal 6 maanden van tevoren worden ingepland. Houdt deze afspraken (bijvoorbeeld met een aparte aanduiding of kleur) in de gaten. Zijn alle aanwezigen nog wel van de afspraak op de hoogte?
Tip 2: Houdt rekening met andere afspraken en deadlines
Voordat je een vergadering of afspraak bevestigd, bekijk ook wat er gepland staat net voor en na de meeting. Hebben zij eerst een serieuze afspraak en moeten zij daarna naar een vergadering die hun volledige aandacht vraagt, is het misschien handig om deze op een ander tijdstip in te plannen. Of, als je manager bijvoorbeeld een belangrijk deadline heeft die dag, kun je hier beter wat tijd voor vrij houden.Tip 3: Plan extra tijd
Plan altijd extra tijd in. in Hoe graag jouw manager ook zoveel mogelijk op dezelfde dag wil doen, het is een beter idee om wat ademruimte te geven waardoor hij of zij gerust en op tijd op een externe afspraak kan arriveren. Ze zullen je later bedanken!
Tip 4: Gebruik de ‘hele dag’-functie in je kalender
Een goede manier om herinneringen in te stellen is de ‘hele dag’ functie in Outlook (of een andere kalender). Dit is een geweldig hulpmiddel om je manager te herinneren aan belangrijke dagen, vakanties van collega’s en andere algemene informatie die ze moeten weten maar geen actie op hoeven te ondernemen.Tip 5: Maak een duidelijk overzicht
Het gebruik van kleurcodes en categorieën kan ontzettend handig zijn. Bijvoorbeeld voor het onderscheiden van verjaardagen, afspraken met klanten, 1-op-1’s met collega’s of zelfs lunch. Hiermee krijg je een handig overzicht voor jezelf die je snel kunt raadplegen.Tip 6: Zet deadlines in de agenda
Uit onderzoek blijkt dat er 75% meer kans is dat een persoon een taak zal voltooien wanneer deze in zijn of haar kalender staat. Alleen al om dit getal is het waard om belangrijke deadlines en tijd om hieraan te werken, in te plannen in een agenda.ATip 7: Gebruik twee schermen
Als je twee schermen hebt op jouw werkplek, houdt dan altijd je manager’s kalender open op één scherm. Je zult regelmatig worden gevraagd hoe de agenda van je manager eruitziet, het is makkelijker om deze dan direct bij de hand te hebben.
Met het gebruik van twee schermen behoud je overzicht tijdens het multitasken.
Tip 8: Blijf consistent om onduidelijkheden te voorkomen
Elke agenda zou de volgende informatie moeten bevatten:Datum, tijd en locatie
Aanwezigen
Doel van de afspraak/agenda
Ondersteunende documenten
Soort afspraak (skype, face-to-face, etc..)
Tip 9: Accepteer geen vage aanvragen
Elke beslissing die je neemt omtrent je manager’s agenda moet proactief zijn en met de gedachte dat tijd waardevol is. Jij bent de bewaker van de agenda en bent aangenomen om te zorgen dat jouw manager zo productief mogelijk kan zijn. Wanneer je reageert op agenda aanvragen zou elke aanvrager jou van de reden en het doel van de afspraak moeten voorzien. Accepteer geen vergaderingen waarvan de initiator zegt dat ‘je manager weet waar het over gaat’. Misschien zullen ze het wel weten, maar vraag alsnog de reden! Hierbij komen we nog eens terug op communicatie, als je ergens onzeker over bent, vraag het dan nogmaals aan je manager.Tip 10: Communiceer!
Trek aan het begin van de week of dag een kwartiertje uit om samen met je manager de agenda door te nemen zodat jullie beiden op de hoogte zijn van eventuele veranderingen of belangrijke afspraken.Heb je meer tips voor het efficient beheren van een agenda? Laat het ons weten!
Deskbookers helpt dagelijks honderden planners, personal assistants, secretaresses, officemanagers en managementassistenten efficiënter te werken en het meeste uit hun dag te halen. Wij posten elke week nieuws, artikelen en tips over het management support vak. Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang nieuwe updates in je mailbox!
Ben je vaak op zoek naar externe werk- of vergaderlocaties? Er zijn meer dan 800 functionele, inspirerende en stijlvolle ruimtes beschikbaar via Deskbookers. Of laat ons jouw werk uit handen nemen en bel jouw persoonlijke assistent boeker op 088 - 1650400 of stuur een e-mail naar info@deskbookers.com.