Assistent: Een onmisbaar deel van het managementteam
Door Deskbookers op 4 Oktober 2016
“Mijn baan is om me zorgen te maken, zodat mijn manager dat niet hoeft te doen,” aldus Renske Liefting, personal assistant van Mark. Het woord “assistent” vat niet altijd goed samen wat een secretaresse, PA of managementassistent nu eigenlijk allemaal doet. Mark: “Renske is mijn rechterhand en een onmisbaar deel van het managementteam.”
De assistent of secretaresse kent zijn of haar manager vaak beter dan andere collega’s. Een goede assistent is een administrateur, vriend, leider en -voor een ondernemer van een snelgroeiend bedrijf-, een essentie! Hier zijn 6 manieren waarop een goede assistent jouw leven beter maakt:
1. Geen zorgen over je schema
Plannen en tijdschema's maken zijn voor een ondernemer of manager de de slechtste manier om tijd te verspillen. Je moet soms weken heen en weer communiceren om een simpele vergadering van 30 minuten in te plannen. Een goede assistent kan alle aanvragen behandelen, zowel inkomend als uitgaand, zodat jij je meer kunt focussen op andere prioriteiten. Daarnaast weet jouw secretaresse waarschijnlijk precies hoeveel tijd je hebt en hoe belangrijk potentiële bijeenkomsten zijn, en kan daarom precies inspelen op de meest belangrijke issues van de dag.
2. Geen zorgen over de lunch
“Het klinkt misschien een beetje gek, maar voordat ik een PA had, moest ik altijd van tevoren plannen waar ik ging lunchen of dat ik zelf lunch mee moest nemen. Soms waren er dagen dat ik het zo druk had, dat ik compleet vergat om te eten.” Mark geeft aan dat nu Renske er is, hij zich hier geen zorgen meer om hoeft te maken. Ze weet al zijn voorkeuren en wanneer hij een moment vrij heeft om te eten. Het heeft er zelfs voor gezorgd dat hij gezonder is gaan eten!
3. Geen zorgen om het voorbereiden van een vergadering
Een groot deel van een belangrijke vergadering is de voorbereiding. Een goede assistent kan researchen wie de vergadering bijwoont en helpen met het voorbereiden van een agenda en een presentatie. Op deze manier kun jij je focussen op wat je gaat vertellen in een meeting en meer resultaat kunt behalen op het gebied van sales, samenwerkingen en investeringen.
Tip voor de assistent: Vind hier meer dan 800 stijlvolle locaties voor externe meetings en bijeenkomsten!
4. Iemand die je behoeftes anticipeert voordat je zelf realiseert dat je ze hebt
“Het is verwonderlijk over hoe vaak ik dingen denk en zeg zoals ‘wacht, waar is mijn boarding pass?’, om meteen te horen: ‘die zit in je tas, Mark’. Een goede assistent weet van tevoren wat je nodig hebt, soms zelfs voordat je het zelf weet.
5. Per dag, uur en per minuut weten wat je prioriteiten zijn en gefocust blijven
Tijd is een van de meest waardevolle bezitten die je kunt hebben als ondernemer en leider en gefocust blijven op de prioriteiten is essentieel. Een goede assistent helpt om deze prioriteiten te stellen en hieraan te werken op dagelijkse basis.
6. Onvoorwaardelijke steun van iemand op de werkvloer
Natuurlijk is het fijn om thuis iemand te hebben die je onvoorwaardelijk steunt, zoals je partner en je kinderen, maar het kan het verschil maken als je steun krijgt van iemand op het werk zelf. Als je een slechte dag of een zware vergadering hebt gehad, je assistent zal er voor je zijn om je te ondersteunen, aan te moedigen en je herinneren aan het feit dat je verder moet gaan.
Deze 6 punten zijn nog maar het begin van wat een assistent allemaal kan doen om jou te helpen met het waarmaken van ambities! Heb jij er meer? Laat het ons weten!
Deskbookers helpt dagelijks honderden planners, personal assistants, secretaresses, officemanagers en managementassistenten efficiënter te werken en het meeste uit hun dag te halen. Wij posten elke week nieuws, artikelen en tips over het management support vak. Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang nieuwe updates in je mailbox!
Ben je vaak op zoek naar externe werk- of vergaderlocaties? Er zijn meer dan 800 functionele, inspirerende en stijlvolle locaties beschikbaar via Deskbookers. Of laat ons jouw werk uit handen nemen en bel jouw persoonlijke assistent boeker op 088 - 1650400 of stuur een e-mail naar info@deskbookers.com.