Een georganiseerde werkplek: 5 tips
Door Deskbookers op 25 Augustus 2016
De moderne secretaresse is van ver gekomen. Tegenwoordig wordt de secretaresse of managementassistent steeds meer betrokken bij het maken van belangrijke beslissingen binnen het managementteam of bijvoorbeeld het beheren van budgetten. In enkele gevallen valt ze zelfs in tijdens vergaderingen namens haar leidinggevende. Een georganiseerde werkplek is in al deze taken een belangrijk onderdeel.
Onmisbare vaardigheid
De toenemende verantwoordelijkheid van secretaresses en assistenten kan worden teruggevoerd naar de economische crisis aan het begin van deze eeuw, toen veel werkgevers genoodzaakt werden het aantal personeelsleden terug te brengen. Secretaresses die mochten blijven werden verantwoordelijk gemaakt voor meerdere agenda’s en kregen additionele taken die doorgaans eerder voor middenmanagement rollen waren weggelegd. De gemiddelde secretaresse en managementassistent jongleert nu met activiteiten als het inplannen van vergaderingen, het aansturen van een team of het leiden van vergaderingen.Het succesvol uitvoeren van deze set taken vereist een uitgebreide set eigenschappen, waaronder efficiëntie, flexibiliteit, zelfdiscipline, een proactieve houding, communicatief vaardig zijn - en meer. Maar van al deze competenties vinden secretaresses dat organisatorische vaardigheden hen het meest vooruit helpen. Immers, wat heb je aan deze eigenschappen als je manager komt opdagen voor de juiste vergadering maar op de verkeerde dag?
Hoe houd je je werkplek georganiseerd?
De rol van de moderne secretaresse is erg divers; de ene dag assisteert zij haar manager met een persoonlijke taak, de andere dag boekt zij een zakenreis. Ze wordt constant in verschillende richtingen getrokken, waardoor georganiseerd blijven de enige manier is om iets gedaan te krijgen. Maar hoe doe je dat precies? Om je op weg te helpen, geven wij je 5 tips:1. Ontwikkel jouw eigen systeem
Jouw manager vertrouwt erop dat alles elke keer weer goed wordt georganiseerd, maar hoe kun je ervoor zorgen dat je geen belangrijke details vergeet? De beste manier is om een persoonlijk systeem te ontwikkelen die voor jou werkt. Adopteer het principe ‘lees alles maar 1 keer’. Dit betekend dat je documenten zo snel mogelijk verwerkt nadat ze zijn binnengekomen. Lees het, verwerkt het, en administreer het - laat nooit documenten opstapelen op je bureau of in je e-mail inbox.Het groeperen van vergelijkbare berichten of documenten zal het ook makkelijker maken om ze later terug te vinden, maar doe wat voor jou het efficiëntst is. Hetzij kleurcodes of iets anders, het ontwikkelen van jouw eigen systeem kan je ontzettend veel tijd besparen in je dagelijkse werkzaamheden.
“Het ontwikkelen van jouw eigen systeem kan je ontzettend veel tijd besparen in je dagelijkse werkzaamheden.”
Als je meer tips nodig hebt over hoe je dit kunt doen, Activia heeft een gedetailleerde handleiding opgesteld over waarom het ontwikkelen en het houden aan een systeem belangrijk is en hoe je hiermee kunt beginnen om het meeste uit je dag te halen.
2. Schrijf alles op
Notities, ideeën of plannen, schrijf ze allemaal op. Helaas, hoe slim we ook denken te zijn, we zijn ook maar mensen. Op een gegeven moment zul je iets vergeten of door elkaar halen. Maak om dit te voorkomen,kalenders, post-its en notitieblokken jouw nieuwe beste vrienden. Laptop, smartphone, of pen en papier; zorg ervoor dat je altijd iets bij de hand hebt om notities te maken.
Details opschrijven zorgt voor overzicht, je kunt alles terug vinden en dubbelchecken wanneer nodig en het staat je toe om items van je lijst af te tikken zodra ze voltooid zijn. Bovendien bewijst het aftikken dat je vooruitgang boekt en dit geeft je een positief gevoel!
3. Automatiseer zoveel je kunt
Automatische assistenten zijn nog niet de norm (Apple’s Siri telt niet), maar schroom niet om technologie in jouw voordeel te gebruiken. Het internet staat vol met tools voor productiviteit, browser extensies en apps die je kunt gebruiken om je dagelijkse taken efficiënter te managen.
Heb je een to-do lijst nodig die je op al je apparaten kunt zien? Probeer bijvoorbeeld Wunderlist, ToDoist, of Nozbe. Wil je het naar een hoger niveau tillen? Bekijk dan de wereld van IFTTT (If This Then That) systemen. Deze kunnen je helpen om de meest vervelende taken te automatiseren, bijvoorbeeld back-ups maken van documenten of het inplannen van terugkerende afspraken. Er zijn misschien nog geen specifieke apps voor assistenten, maar je hebt voor nu veel keuze uit tools die op jouw behoeftes zijn afgestemd.
Apps en andere taakbeheer software zijn jouw rechterhanden in de missie naar een georganiseerde werkplek; neem de tijd om te zoeken naar de meest bruikbare en gebruik ze daarna ook!
4. Blijf altijd een stap voor
Je manager vertrouwt erop dat je zijn of haar algemene zaken op orde houdt, dus het is belangrijk om altijd een stap vooruit te denken. Stel herinneringen voor jezelf in, het liefst een week en een aantal dagen van tevoren, om het missen van belangrijke deadlines te voorkomen.
Met toestemming van je manager, kun je ook zijn of haar afspraken kopiëren in je persoonlijke kalender. Met kalenders die synchroon lopen, kunnen jullie elkaar aan aankomende afspraken en verplichtingen herinneren.
5. Verminder rommel
Georganiseerder worden en blijven heeft een grote impact op je productiviteit. Val niet voor het verhaal dat een rommelige werkplek het teken is van een creatief persoon. Als je bureau zo rommelig is dat je zelfs items erop kwijtraakt, wordt het tijd voor een voorjaarsschoonmaak.De uitspraak ‘georganiseerde chaos’ is een illusie. Rommel betekend dat je er langer over doet om bepaalde dingen te vinden en om dingen af te krijgen. Als het moet, investeer in meer opslagruimte om je te helpen georganiseerd te blijven.
“De uitspraak ‘georganiseerde chaos’ is een illusie.”
Hetzelfde geldt voor je inbox. Kijk je ertegen op om in te loggen op je e-mail accounts? De regel ‘lees alles maar 1 keer’ geldt hier ook. Geïrriteerd door onbelangrijke e-mails? De meeste e-mail providers staan toe om regels in te stellen die je e-mails kunnen filteren. Neem de tijd om deze regels door te lezen en in te stellen en je zult minder lastig gevallen worden door onbelangrijk zaken.
Heb jij meer tips over hoe je als secretaresse of managementassistent georganiseerd kunt blijven? Laat het ons weten!
Deskbookers helpt dagelijks honderden planners, personal assistants, secretaresses, officemanagers en managementassistenten efficiënter te werken en het meeste uit hun dag te halen. Wij posten elke week nieuws, artikelen en tips over het management support vak. Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang nieuwe updates in je mailbox!
Ben je vaak op zoek naar externe werk- of vergaderlocaties? Er zijn meer dan 800 functionele, inspirerende en stijlvolle ruimtes beschikbaar via Deskbookers. Of laat ons jouw werk uit handen nemen en bel jouw persoonlijke assistent boeker op 088 - 1650400 of stuur een e-mail naar info@deskbookers.com.