Wie Sie durch ein Zeitprotokoll Ihre Produktivität auf ein Maximum bringen
von Deskbookers am 12. August 2016
Wie lange benötigen Sie morgens nach der Ankunft im Büro, bis Sie sich einen Kaffee geholt haben? Wie lange dauert es, bis Ihr PC startbereit ist? Wie viel Zeit verbringen Sie damit, alle Emails von gestern nochmals zu überfliegen bevor Sie sich Ihren eigentlichen Aufgaben widmen?
Auf Basis Ihrer Aufzeichnungen holen Sie langfristig das Maximum aus Ihrem Arbeitstag. Sie können am besten effektive Arbeitsabläufe kreieren, wenn Sie ganz genau darüber Bescheid wissen, was Sie den ganzen Tag über tun. Schriftlich festzuhalten, womit Sie von Arbeitsbeginn bis Feierabend beschäftigt sind, wird Ihre Produktivität erhöhen und Ihre Fähigkeit, fokussiert bei der Sache zu sein.
Ein Schwätzchen mit dem Kollege der nur eben “hallo” sagen wollte, der schnelle Check des Facebook-Profils, der Weg zur Teeküche für einen Kaffee oder etwas Süßes aus dem Snackautomat - einzeln betrachtet kostet dies wenig Zeit. In der Summe jedoch kommt doch eine erhebliche Beeinträchtigung Ihrer Produktivität zu Stande.
Klug genutzt sind Pausen selbstverständlich ein Produktivitätsbooster. Problematisch wird es allerdings, wenn Sie den Überblick darüber verlieren, wie oft Sie Ablenkungen nachgeben und wie viel Zeit dies in Anspruch nimmt. Schreiben Sie einen Tag lang penibel auf, wie viel Zeit Sie womit verbringen. Dies wird dafür sorgen, dass Sie bewusster wahrnehmen, womit Sie eigentlich gerade beschäftigt sind und wie lange. Außerdem bringt dieses Protokoll Ihnen deutlich vor Augen, dass 5 Minuten hier und 10 Minuten da, die Sie mit Unwichtigem verbringen, Ihre gesamt Tagesstruktur durcheinander bringt und damit auch den anfallenden Workload.
Das Aufspüren von Zeitfressen und Produktivitätsvampiren durch detailliertes Protokollieren wird Ihnen dabei helfen, besser Prioritäten setzen zu können, bewusste Entscheidungen über Ihre Zeiteinteilung zu treffen und Abläufte zu effektiverem Arbeiten zu kreieren.
2. Stimmen Sie Ihre Aufgaben auf die Prioritäten Ihres Managers ab
Das Festhalten Ihrer täglichen Aufgaben gibt sowohl Ihnen selbst als auch Ihrem Manager einen Einblick darüber, welche Tätigkeiten in Ihren Verantwortungsbereich fallen (oder eigentlich auch nicht). So können Sie gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzen abstimmen, ob die Aufgaben, die Sie am meisten Zeit kosten, auch mit dessen Prioritäten übereinstimmen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.
Erstellen Sie eine Liste mit den 10 am häufigsten auftretenden Tätigkeiten und fragen Sie Ihren Manager nach Feedback. Welche To-Do´s erachtet Ihr Manager als am Wichtigsten? Gibt es Punkte, die nicht in dieser Liste vorkommen, Ihrem Manager aber dennoch am Herzen liegen? Die hilft Ihnen bei der Priorisierung Ihrer Arbeit. Klare Kommunikation hierüber erleichtert es Ihnen, die gebotene Andacht an die richtigen Aufgaben zu geben und Ihren Job effektiver auszuüben.
3. Bündeln Sie Aufgaben
Kommt in Ihrem Zeitprotokoll zum Vorschein, dass Sie Aufgaben haben, die sich regelmäßig wiederholen und mehrfach wöchentlich oder gar täglich ausgeführt werden? Bündeln Sie diese Aufgaben. Blocken Sie sich bewusst Zeit in Ihrer eigenen Agenda und arbeiten Sie diese wiederkehrenden Routinetätigkeiten in einem Schlag ab. Dies hilft Ihnen dabei, Ihren Tag effektiver einzuteilen und weniger Zeit an Wiederkehrendes zu verschwenden.
Bündeln Sie wiederkehrende Aufgaben
4. Treffen Sie kluge Entscheidungen
Ihr Kollege fragt Sie im Vorbeigehen “Hast du eben eine Minute?” oder bittet Sie “um einen schnellen Gefallen”? Wie oft kommt dies in Ihrem Arbeitsalltag vor? Schreiben Sie es auf! Denn durch jeden noch so kleinen Freundschaftsdienst für Kollegen leidet Ihre eigene Arbeit, die Sie in diesem Moment nicht erledigen können.
Wenn Sie selbst ganz genau darüber Bescheid wissen, wie Sie Ihre Arbeitszeit verbringen, was Ihre wichtigsten Aufgaben sind und wie viel Zeit es in Anspruch nimmt, diese zu erledigen, dann können Sie auf einen Blick entscheiden, ob Sie dem Kollege gerade helfen können und vor allem wann. Sagen Sie höflich, aber bestimmt nein wenn Sie gerade in eine andere Aufgabe vertieft sind oder eine Deadline einhalten müssen. Verabreden Sie mit Ihrem Kollegen stattdessen einen Zeitpunkt, an dem Sie tatsächlich freie Kapazitäten haben oder delegieren Sie die Aufgabe, falls möglich.
Auf diese Art und Weise treffen Sie Entscheidungen über “kleine Gefallen” weniger aus dem Bauch heraus und aus Pflichgefühl, sondern viel strategischer. Sie werden weniger abgelenkt und können sich fokussiert auf Ihre eigenen Projekte konzentrieren.
5. Mehr Selbstwahrnehmung
Sie hetzen von Meeting zu Meeting, Ihre Mailbox quillt über, Sie erledigen 1000 Dinge zugleich. Und dennoch: am Ende des Tages haben Sie das Gefühl, heute nicht wirklich etwas geschafft zu haben. Kommt Ihnen dies bekannt vor? Das Protokollieren Ihrer täglichen Aufgaben hilft Ihnen dabei, einen realistischen Eindruck darüber zu bekommen, was Sie an einem Arbeitstag tatsächlich abgearbeitet und erreicht haben und wo in Ihrer Agenda sich Zeitfresser verstecken.
Sind Sie bereit, diese Tipps einmal auszuprobieren und das Beste aus Ihrem Tag zu holen? Wir sind gespannt auf Ihr Feedback!
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