Was ist der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität?
von Deskbookers am 13. September 2016
Effizienz bedeutet, Dinge richtig zu erledigen. Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu erledigen.
Effizientes Arbeiten bedeutet, Dinge mit dem geringsten nötigen Aufwand zu erledigen. Effizienz bringt Sie geradeweg von A nach B. Ineffizienz lässt Sie im Kreis drehen. Effektivität hingegen heißt, Dinge zu erledigen, welche die größten Auswirkungen haben.
Sicherlich stellen Sie sich nun die Frage: “Sollte ich nun zuerst an meiner Effizienz oder an meiner Effektivität arbeiten?” Gute Frage! Die Antwort: arbeiten Sie zuerst an Ihrer Effektivität. Es ist viel wertvoller, zuerst ein klares Ziel vor Augen zu haben bevor man sich um das Wie, das Erreichen des Ziels, Gedanken macht. Viele Wege führen nach Rom. So vermeiden Sie, sich von vornherein von möglichen Einschränkungen beim Erlangen Ihres Ziels abschrecken zu lassen.
Schritt 1: Zeitvampire identifizieren und verbannen
Verbannen Sie diese 13 Zeitvampire
Zeitvampire sind Ablenkungen und Störungen Ihrer Effektivität und Effizienz. Einige sind unvermeidlich, aber reduzierbar.
Identifizieren Sie die am häufigsten vorkommenden Ablenkungen und arbeiten Sie daran, diese bewusst aus Ihrem Arbeitsalltag zu verbannen.
Triviale Aufgaben vor den wichtigsten, einflussreichsten Tasks erledigen.
Eine Arbeit beginnen, ohne vorher einen Plan dafür zu bedenken.
Arbeiten nicht komplett zu Ende bringen.
Selbst Aufgaben erledigen, die Sie an andere Personen delegieren könnten.
Selbst Aufgaben erledigen, die durch den Einsatz technischer Hilfsmittel (einfacher) erledigt werden könnten.
Selbst Aufgaben erledigen, die nicht in Ihren Verantwortungsbereich gehören.
Zu viele, zu komplizierte oder überlappende Aufzeichnungen und Reportings.
Zu viele Aufgaben auf einmal erledigen.
Nicht “nein” sagen können zu Ablenkungen und Unterbrechnungen.
Das Zulassen von Abschweifungen weg vom Thema in Meetings und Gesprächen.
Unnötige Meetings, Termine, Besuche, Telefonate ohne klares Ziel.
Das Konzentrieren auf unwesentliche Fakten, weg von zielführenden Daten und Details.
Zu viel “Socializing” im Büro. Alles zu seiner Zeit.
Prioritäten und To-Do-Listen helfen Ihnen beim effizienten und effektiven Abarbeiten anfallender Aufgaben
Setzen Sie kluge Prioritäten - Achten Sie dabei auf zwei wichtige Grundsätze.
Parkinsons Law: Arbeit dehnt sich exakt so lange aus, wie Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht. Unabhängig von der Komplexität. Umso wichtiger ist das Setzen von Prioritäten. Wenn Sie sich Ihrer Prioriäten nicht bewusst sind, wird die übrige Zeit für andere Aufgaben genutzt werden. Dementsprechend benötigen Sie längere Zeit, um weniger zu erreichen. Logisch, oder?
Pareto-Prinzip oder: die 80/20-Regel. 80 % Ihrer Ergebnisse sind das Resultat aus 20 % Ihres Aufwandes. Eine weitere Betrachtungsweise: 80 % Ihres Umsatzes resultieren aus 20 % Ihres Kundenbestandes.
To-Do-Listen richtig einsetzen
Eine To-Do-Liste kann ein sehr effektives Instrument für gelungenes Zeitmanagement sein. Solch eine Liste ermöglicht es Ihnen, Gedanken, Ideen sowie Pläne zu Papier zu bringen und Schritt für Schritt abzuarbeiten. Denken Sie daran, für jeden Punkt auf Ihrer To-Do-Liste eine gewisse Zeitspanne einzuplanen binnen welcher Sie die Aufgabe erledigen werden. Im Idealfall planen Sie auch gleich einen entsprechenden Zeitpunkt in Ihrem Kalender, geben Sie dabei deutlich an WAS Sie WIE LANGE mit WELCHEM ZIEL tun möchten. Gehen Sie dabei die wichtigsten Aufgaben zuerst an und arbeiten Sie nach absteigender Wichtigkeit ab. So gibt es kein Entkommen, Aufschieben war gestern.
Am Ende des Tages heißt es Fazit ziehen. Welchen neuen To-Do´s sind das Resultat Ihres Tageswerkes? Für welche Aufgaben benötigen Sie die Zuarbeit von Dritten? Wenn Sie sich einmal an diese Arbeitsweise gewöhnt haben, werden Sie nach kurzer Zeit feststellen, dass Sie ein größeres Arbeitsvolumen bewerkstelligen können, ohne in Stress zu geraten. Einfach nur, weil Sie besser organisiert und damit effizienter vorgehen.
Mit genügendSelbstdisziplin und Geduld werden Sie Schritt für Schritt zum Zeitmanagementprofi
Verabschieden Sie sich von schlechten Gewohnheiten
Effektives und effizientes Zeitmanagement erfordert ein großes Maß an Selbstdisziplin. Eventuell ist es sogar notwendig, dass Sie jahrelange Gewohnheiten und Denkweisen anpassen (müssen). Keine Angst. Je disziplinierter Sie an Ihrem Zeitmanagement arbeiten, umso selbstverständlicher werden der Einsatz effizienter und effektiver Arbeitsweisen mit der Zeit für Sie. Arbeiten Sie sich Schritt für Schritt vor - Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut - beachten Sie jedoch die nötige Effektivität: verändern Sie Gewohnheiten mit dem größten Ausmaß zuerst!
Welche Tipps für effektives Zeitmanagement haben Sie? Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen aus der Praxis!
Deskbookers.com ist der führende Spezialist für das Finden, Vergleichen und Reservieren inspirierender Meetingräume. Wir erleichtern täglich unzähligen Sekretärinnen, Assistentinnen, Planern und Geschäftsleuten das Arbeitsleben und helfen Ihnen dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.