9 Tipps um im Urlaub richtig abschalten zu können

1. Sorgen Sie für eine gute Vertretung und treffen Sie klare Absprachen in Form einer ausführlichen Übergabe

Weiß Ihre Vertretung, welche Aufgaben zu übernehmen sind? Was kann bzw. muss unbedingt erledigt werden und was liegt während Ihrer Abwesenheit auf Eis? Worüber darf man Sie im Notfall telefonisch kontaktieren und wobei ist dies absolut tabu? Was geschieht mit Ihren Mails, Ihrer Post sowie Ihren regelmäßigen Meetings? Wenn all diese Punkte deutlich geklärt sind, vermeiden Sie eine Flut an Arbeit nach Ihrer Rückkehr  ...und dass Sie nach wenigen Stunden im Büro wieder urlaubsreif sind (und Ihre Vertretung würgen möchten).

Klare Absprachen mit Kollegen und Ihrem Manager erleichtern den Ausstieg vor und den Wiedereinstieg nach Ihrem Urlaub

2. Informieren Sie Ihren Manager darüber, was ihn oder sie während Ihrer Abwesenheit sowie kurz danach erwarten wird

Es ist unvermeidlich, dass während Ihrer Abwesenheit Arbeit liegen bleibt - es sei denn, Ihre Vertretung schiebt 16-Stunden-Schichten während Sie nicht da sind. Projekte liegen zeitlich auf Eis, Vertrieb stagniert, nicht-dringende Aufgaben bleiben unerledigt. Akzeptieren Sie es für sich selbst und kommunizieren Sie dies klar, um Erwartungsmanagement zu betreiben. 

3. Planen Sie Ihren letzten Arbeitstag klug

Blocken Sie Zeit in Ihrem Kalender für die Erledigung noch offener Aufgaben sowie die Übergabe von To-Do´s. Erstellen Sie ein Übergabedokument mit allen wichtigen Punkten für Ihre Vertretung: welche Dinge sind offen, was wird Ihre Vertretung erwarten und was muss wann erledigt werden. Bauen Sie klare To-Do´s ein und wann diese abgehakt werden müssen. Fügen Sie außerdem stichpunktartige Anmerkungen mit Informationen ein. Schieben Sie die Erstellung und Besprechung des Übergabedokumentes nicht bis zur allerletzten Sekunde auf - so können Sie sicher sein, auch wirklich an alles gedacht zu haben und sich ruhigen Gewissens in den Urlaub verabschieden. 

Eine kluge Planung des letzten Arbeitstages hilft Ihnen dabei, sich beruhigt in den Urlaub zu verabschieden

4. Beginnen Sie in Ihrer letzten Arbeitswoche keine neuen Projekte

Kommunizieren Sie klar innerhalb Ihres Teams wie lange Sie noch im Büro sind und was in Ihren letzten Tagen von Ihnen erwartet werden kann und was nicht. Vorsicht ist geboten bei der Aussage: “Das erledige ich noch eben vor meinem Urlaub.” Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie entweder Arbeit liefern, die nicht 100 % zufriedenstellend ist oder Ihre letzten Tage unheimlich stressig werden, um Erwartungen zu erfüllen, ist dabei sehr hoch!

5. Halten Sie sich den Kalender an Ihrem letzten Arbeitstag vor dem Urlaub frei

Nutzen Sie die freie Zeit um lange aufgeschobene Aufgaben abzuschließen, Ihre Übergabe durchzuführen, Aufzuräumen und Auszusortieren. Dies gibt Ihnen nicht nur das beruhigende Gefühl “frei” in den Urlaub zu gehen, sondern erleichtert Ihnen auch den Einstieg nach Ihrer Rückkehr. Außerdem haben Sie so genug Freiraum um auf noch auf Unvorhergesehenes reagieren zu können - schließlich muss man an seinem letzten Tag letztendlich doch noch mehr erledigen, also gedacht. Machen Sie auch Ihren Kopf frei: schreiben Sie alles auf, was Ihnen in den Sinn kommt.

6. Lesen Sie während Ihres Urlaubes keine Mails

Schneller als Ihnen lieb ist beteiligen Sie sich an Mailthreads zu Arbeitsthemen, die Ihnen am Herzen liegen. Dies macht das komplette Abschalten vom Arbeitsalltag unmöglich. Im Idealfall informieren Ihre Kollegen Geschäftspartner und Kunden über Ihre Abwesenheit, wer Ihre Vertretung für dringende Angelegenheiten ist und wann Sie zurückkehren.

So verlockend es auch ist: lesen Sie während Ihres Urlaubes keine dienstlichen Mails

7. Ihre Abwesenheitsnotiz hält Ihnen den Rücken frei

Aktivieren Sie Ihre Out-Of-Office-Meldung bereits an Ihrem letzten Arbeitstag und lassen Sie diese noch 2 Tage nach Ihrer Rückkehr aktiv. Dieser kleine zeitliche Puffer kann einen sehr großen Einfluss auf Ihr Zeitmanagement haben. Wenn die meisten Menschen denken, dass Sie bereits oder noch immer im Urlaub sind,  erleichtert Ihnen dies den Aus- und Einstieg vor sowie nach Ihrem Urlaub. Sofern es Ihre Urlaubsplanung erlaubt, können Sie auch einen Freitag als ersten Arbeitstag wählen statt dem üblichen Montag. In den meisten Organisationen ist der Freitag ein vergleichsweise ruhiger Tag. So können Sie noch eben durchatmen und sich in Ruhe einen Überblick über die bevorstehenden Aufgaben verschaffen.

8. Halten Sie sich Ihren Terminplan in den ersten Tagen nach Ihrer Wiederkehr so frei wie möglich

Vereinbarungen Sie eine Übergabe mit Ihrer Vertretung am Tag Ihrer Rückkehr um den Stand der Dinge zu besprechen. Planen Sie Zeit ein, um liegengebliebene Aufgaben aufzuarbeiten. Ist dies nicht möglich? Versuchen Sie dann immerhin in dieser keine Kundentermine einzuplanen.

9. Filtern Sie den Berg unerledigter Aufgaben

Sie müssen nicht jede Mail lesen, die Sie während Ihrer Abwesenheit erhalten haben. Idealerweise hat sich Ihre Vertretung bereits um einen Großteil gekümmert. Verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick, setzen Sie Prioritäten und arbeiten Sie Stück für Stück ab.

Wir wünschen Ihnen einen erholsamen Urlaub!