7 Regeln für produktive Meetings
von Deskbookers am 22. Februar 2016
7 Regeln für produktive Meetings
37 Milliarden US-Dollar werden laut Wissenschaftlern jedes Jahr für unproduktive Meetings ausgegeben! In einer Wirtschaft, in der sich alles um das Einsparen von Kosten dreht, sind Meetings eher unscheinbare Kostenfaktoren, die schnell vergessen werden. Diese Art von Ressourcenverschwendung kann jedoch mit wenig Aufwand durch die richtige Planung und Umsetzung von Meetings verhindert werden.
"Meeting " – das neue Schimpfwort des Berufsalltags. Mittlerweile werden Besprechungen als das Übel des Arbeitsalltags angesehen. Sie gehören zu den Hauptursachen von Mitarbeiterfrustration und Unproduktivität in vielen Unternehmen. Dabei sind sie ein unabdingbares und – wenn richtig eingesetzt – leistungsstarkes Instrument, um ein Projekt voranzutreiben und zum Erfolg zu führen.
Durch die hohe Anzahl an Besprechungen ohne Resultate, die jeder Mitarbeiter während der Woche "absitzen"muss sinkt die Motivation an zukünftigen Meetings teilzunehmen. Der altbekannte Kampf gegen die aufkommende Müdigkeit oder die nach einem Meeting aufkommende Frage nach dem Sinn der Veranstaltung sowie das Gefühl nach dem Meeting nicht schlauer zu sein als zuvor ist vermutlich jedem bekannt. Oftmals muss sogar ein weiteres Meeting zur Klärung der zentralen Frage des ersten Meetings einberufen werden. Diese Unproduktivität kostet Unternehmen viel Zeit und noch mehr Geld. Denn wer an einem Meeting teilnimmt kann zu dieser Zeit nichts anderes tun.
Das Hauptproblem hierbei ist die fehlende oder nicht eingehaltene Agenda des Meetings beziehungsweise zu viele oder nicht relevante Teilnehmer. Die im Folgenden aufgeführten 7 Regeln helfen die Effizienz von Meetings zu steigen. Denn trotz der offensichtlichen Wichtigkeit einiger Regeln, werden diese oft vergessen.
Regel Nr. 1 - Regelmäßiges Treffen
Man möchte glauben, die Lösung des Problems ist die insgesamte Anzahl der Meetings zu veringern. Dies hilft jedoch weder Ihrem Projekt noch Ihren Mitarbeitern weiter. Der Grund für die Abhaltung eines Meetings sollte die Besprechung und Entscheidung wichtiger Punkte sein, die Ihr Projekt vorantreiben werden. Gut eingespielte Teams haben anregende Diskussionen in der Pro- und Contra-Argumente bestimmter Entscheidungen ausdiskutiert werden. Durch die unterschiedlichen Aufgabengebiete der Mitareiter ergeben sich automatisch verschiedene Ansichten, die angemerkt werden sollten. Der rege Austausch lässt außerdem Raum für Planänderungen, die während dem Fortschritt des Projektes entstehen können. Diese können nur durch regelmäßigen Austausch erfolgreich umgesetzt werden.
Regel Nr. 2 - Keine Agenda, kein Meeting
Undeutliche Absichten für den Grund eines Meetings führen selten zu einem produktiven Resultat. Stellen Sie als Organisator sicher, dass alle Teilnehmer über den Grund sowie die Struktur des Meetings Bescheid wissen. Somit können sich Ihre Teilnehmer vorbereiten und es wird sicher gestellt, dass sich die Gespräche auch um die geplanten Gesprächspunkte drehen. Erstellen Sie vorab immer eine Agenda mit den wichtigsten Gesprächsthemen sowie Punkte, über die eine Entscheidung getroffen werden muss. Sollten Sie zu einem Meeting ohne Agenda eingeladen werden, fordern Sie diese an. Dadurch können Sie sich vorab vorbereiten bzw. wissen ob das Meeting für Sie relevant ist oder nicht.
Tipp:
Bei regelmäßig stattfindenden Besprechungen können Sie viel Zeit sparen, indem Sie eine Agenda-Vorlage erstellen. Dadurch müssen Sie sich beim Erstellen der Agenda nur um das Ausfüllen der entsprechenden Felder kümmern.
Regel Nr. 3 – Weniger ist Mehr
Stellen Sie als Organisator eines Meetings sicher, dass nur die entsprechenden Entscheidungsträger anwesend sind. Je weniger Personen an der Besprechung teilnehmen, desto weniger Mitarbeiter werden von der Arbeit abgehalten und desto produktiver die Gespräche. Nicht-Entscheidungsträger können im Nachhinein immernoch eine Zusammenfassung des Meetings via E-Mail erhalten. Um die Gruppen klein zu halten und nur relevante Gesprächsthemen für alle anwesenden Personen zu besprechen, ist es außerdem besser verschiedene Meetings für verschiedene Themen zu halten. Sollten Sie zum Beispiel ein PR-Event planen, sollten Sie Budget-Diskussionen, mit der Geschäftsleitung besprechen und logistische Themen separat mit den dafür zuständigen Mitarbeitern anstatt alles in ein großes Meeting zu packen.
Regel Nr. 4 – Zeit ist Geld
Wer kennt es nicht – das Meeting war für eine Stunde geplant und 15 Minuten vor dem Ende der Besprechung wurden nichtmal die Hälfte der geplanten Entscheidungspunkte geklärt. Genaustens auf die Zeit zu achten ist für effektive Meetings wichtig. Achtet niemand der Teilnehmer auf die Zeit, kann es schnell dazu kommen, dass plötzlich unrelevante oder komplette andere Themen als ursprünglich geplant diskutiert werden. Vergessen Sie als Besprechungsorganisator nicht, dass jeder Ihrer Meetingteilnehmer zu dieser Zeit an nichts anderem arbeiten kann. Effiziente Zeitnutzung ist deshalb ein Schlüsselfaktor. Außerdem sollten Sie als Besprechungsorganisator sicherstellen, dass Meetings nicht nur pünktlich beginnen, sondern auch innerhalb der vorgegebenen Zeit enden. Dies stellt sicher, dass Ihre Teilnehmer zu zukünftigen Meetings pünktlich erscheinen.
Tipp:
Sollten Sie Probleme mit der Einhaltung der Zeit haben, dann geben Sie bei großen, komplexen Meetings einem der Teilnehmer die Aufgabe auf die Zeit zu achten und Sie daran zu erinnern mit dem nächsten Besprechungspunkt fortzufahren wannimmer zu lange ergebnislos über ein Thema diskutiert wird. Als Teilnehmer sollten Sie sicherstellen pünktlich bzw. kurz vor dem Beginn des Meetings anwesend zu sein (Wir empfehlen ca. 5 Minuten bei persönlichen Gesprächen und 1-2 Minuten bei Telefon- oder Videokonferenzen). Dies bedeutet, dass Sie immer einen Puffer zwischen 2 Meetings einplanen sollten.
Regel Nr. 5 – Machen Sie sich Notizen
Viele Meetingteilnehmer vergessen oftmals sich Notizen der besprochenen Punkte zu machen. Besonders wenn es sich um die Aufgabenverteilung oder Besprechung zukünftiger Schritte im Projekt handelt ist dies wichtig. Als Organisator ist es wichtig für jedes Meeting eine Zusammenfassung - inklusive einer konkreten Aufgabenverteilung sowie Deadline - der besprochenen Punkte zu erstellen. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer nach dem Meeting über ihre Aufgaben Bescheid wissen. Auch wenn der Meetingorganisator vorab mitteilt, dass eine Zusammenfassung versendet wird, sollten Sie sich als Teilnehmer Notizen über die von Ihnen zu klärenden Aufgaben machen. Dies hilft Ihnen nach dem Meeting besser Ihre Aufgaben abzuarbeiten.
Tipp:
Machen Sie sich Notizen per Hand. Notizen am Laptop können den Eindruck vermitteln, dass Sie während demr Besprechung E-Mails beantworten anstatt sich auf das Meeting zu konzentrieren.
Regel Nr. 6 – Zusammenfassung
Für produktive Meetings ist das Ende ebenso wichtig wie der Anfang. Nutzen Sie die letzten 5-10 Minuten des Meetings um die besprochenen Punkte und Ergebnisse sowie die wichtigsten nächsten Schritte kurz zusammenzufassen. Dadurch stellen Sie sicher, dass zum Ende des Meetings alle Teilnehmer auf dem selben Stand sind.
Regel Nr. 7 – Follow up
Sollten Sie während des Meetings verschiedene Aufgaben verteilt haben, stellen Sie im Laufe der nächsten Tage sicher, dass diese auch abgearbeitet werden. Kontaktieren Sie die entsprechenden Kollegen persönlich und fragen Sie nach dem Status. Dies garantiert, dass alle Mitarbeiter für das nächste Meeting vorbereitet sind, wodurch auch dieses Meeting wieder produktiv und effektiv abgehalten werden kann.
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