Wie Sie eine erfolgreiche Jahresabschlussversammlung planen und durchführen
von Deskbookers am 22. August 2018
Der Herbst steht vor der Tür. Sie schauen in Ihren Kalender und stellen fest, dass es nur noch wenige Monate bis zum Jahresende sind. Sie fragen sich wo die Zeit geblieben ist und weshalb sie immer so schnell verfliegt. Wir fühlen das Gleiche! Es gibt keinen besseren Weg, ein Geschäftsjahr Revue passieren zu lassen, als bei einer Jahresabschlussversammlung. Mit einfachen Tricks können Sie ein erfolgreiches Meeting zum Jahresende gestalten. Wir helfen Ihnen ebenfalls dabei, die besten Räumlichkeiten zu finden.
Starten Sie mit dem “Warum”
Schaffen Sie Klarheit darüber, warum Sie dieses Meeting halten. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, den Zweck und die Notwendigkeit des Meetings zu verstehen. Wenn sie wissen, weshalb das Meeting von Bedeutung ist, werden sie ausreichend Zeit und Energie für ein erfolgreiches Treffen investieren.
Versprühen Sie Motivation
Was ist ein guter Start für ein Abschlussmeeting? Versuchen Sie von Beginn an eine motivierende Stimmung zu verbreiten, auch wenn das Geschäft in diesem Jahr nicht optimal lief. Es gab sicherlich einige positive Errungenschaften, die es wert sind, erwähnt zu werden. Warum beginnen Sie die Besprechung nicht einfach mit einem passenden Witz oder einer interessanten Geschichte? Menschen erinnern sich am meisten an Witze und Geschichten. Sie führen dazu, dass Ihr Gegenüber sich mit Ihnen unterhalten und Ihnen zuhören möchte. Außerdem kann ein kleiner Witz zu Beginn die angespannte und steife Atmosphäre aus dem Meeting nehmen und einen gemeinschaftlichen Ton anschlagen.
Das “Team” ist entscheidend
Denken Sie immer daran, dass eine Jahresabschlussversammlung nur erfolgreich sein kann, wenn das gesamte Team involviert ist. Bevor Sie Ihr Meeting starten können, ist es allerdings notwendig, eine Agenda zu erstellen. Jedes Teammitglied sollte in den Planungsprozess und während des Meetings integriert sein. Fragen Sie Ihr Team während des Planungsprozesses nach Themenvorschlägen, die sie gerne diskutieren möchten. Fragen Sie auch, ob es positive und negative Aspekte bezüglich der Unternehmensleistung gibt, die sie besprechen möchten und ob sie weitere Fragen haben, die in die Agenda aufgenommen werden können. Nachdem Sie das Feedback von Ihrem Team erhalten haben, können Sie mit der Erstellung der Agenda und des Zeitplans beginnen. Um den Beitrag der einzelnen Mitarbeiter zu erhöhen, können Sie jedem Teammitglied ein Thema oder eine Aufgabe erteilen, sodass Sie sich aktiv in das Meeting einbringen.
Erschaffen Sie eine Umgebung für maximale Zusammenarbeit
Location, Location, Location. Um eine konstruktive Diskussion zu ermöglichen, ist es wichtig, das Meeting in einem inspirierenden und kreativen Umfeld durchzuführen, in dem Ihr Team seine volle Kreativität entfalten kann. Hierfür liefert Ihnen Deskbookers eine große Auswahl an einzigartigen Räumlichkeiten in Deutschland und den Niederlanden. Außerdem geht es in einem effektiven Meeting nicht nur um die Agenda. Planen Sie etwas spannendes und fragen Sie Ihr Team nach Ideen. Das kann ein Teamevent im Anschluss sein oder einige Aufgaben während des Meetings, um die Zusammenarbeit zu stärken. Planen Sie etwas außergewöhnliches um mit der Routine des täglichen Arbeitsalltags zu brechen. Am wichtigsten ist es, dass das Team Spaß hat und zusammenwächst.
Wählen Sie die ideale Herangehensweise für Ihre Diskussion
Jede Jahresabschlussversammlung beinhaltet einen Rückblick auf die Gesamtleistung des letzten Jahres. Dabei ist es auch wichtig, die Arbeit Ihres Teams wertzuschätzen, und die Dinge, die gut liefen, zu feiern. Vergessen Sie aber nicht, Dinge, die verbessert werden müssen, ebenfalls zu diskutieren. Seien Sie dabei immer ehrlich und authentisch Ihrem Team gegenüber. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie dies tun können. Entweder beginnen Sie, sofern vorhanden, mit den schlechten Nachrichten und leiten daraufhin über zu den guten Neuigkeiten (Recency Effekt) oder Sie machen es genau andersrum (Primary Effekt). Sie können auch abwechselnd aufzählen was gut und schlecht lief. Die ideale Vorgehensweise hängt schlussendlich davon ab, wie Ihr Team zusammenarbeitet und welche die richtige Denkweise für eine offene und ehrliche Diskussion bringt.
Seien Sie ergebnisorientiert
Jedes Mitglied des Teams sollte an der Diskussionsrunde teilhaben. Ihr Team sollte folgende Fragen beantworten können: “Welche Resultate haben wir erreicht?”, “Wo haben wir sie verfehlt und warum?”. Wenn es Dinge gibt, die nicht funktioniert haben, sollte jedes Teammitglied Verantwortung für einen Verbesserungsvorschlag übernehmen und diesen während des Meetings mit allen teilen. Wenn Sie diese Themen in einer Gruppe behandeln, können Ihre Teammitglieder sowohl Feedback an ihre Kollegen geben als auch von ihnen erhalten. Sie lernen voneinander und wachsen an Ihren Aufgaben.
Schließen Sie das Meeting mit starken Worten ab
Am Ende sollten Sie ein Abschlussgespräch führen, sowie einen Ausblick auf das kommende Jahr geben. Versuchen Sie Antworten auf folgende Fragen zu finden:
Was sind unsere strategischen Pläne für das kommende Jahr?
Worauf wollen wir unser Hauptaugenmerk setzen?
Wie können wir das erreichen?
Ziel soll es sein, einen gemeinsamen Plan zu erarbeiten. Das Team soll sich als Teil der übergeordneten Unternehmensziele fühlen. Nach der Jahreshauptversammlung soll das Team wissen, wie der Plan für das nächste Jahr aussieht und wie jeder Einzelne von ihnen dabei helfen kann, die Ziele zu erreichen.
Wir hoffen diese Tipps helfen Ihnen in der Planung und Durchführung ihres Meetings. Wenn Sie derzeit nach einem inspirierenden Meetingraum suchen, der Ihrem Team die Kraft gibt, um das letzte Jahr zu reflektieren und mit geballter Motivation ins neue Jahr 2019 zu starten, dann schauen Sie sich unsere einzigartigen Meetingräume an.